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(Expansión, 18/4/2008) Se calcula que dos de cada cinco empresas no sobreviven a un desastre en sus sistemas de información, según un informe elaborado por la consultora independiente Gartner. Por eso, en caso de accidente, la recuperación de todos los datos y una rápida resurrección de los dispositivos se hace crucial.

Topia Gestión es una gestoría española fundada en 2005. Lo que empezó siendo una pequeña empresa de asesoría, gestoría y consultoría ha ido creciendo hasta convertirse en una gestoría que ofrece sus servicios a cuarenta empresas. Con el aumento del volumen de negocio también han crecido sus necesidades informáticas.

Los archivos que se manejan en la gestoría son informaciones confidenciales: nóminas, impuestos, informes y contabilidades que son imprescindibles para los clientes y que deben permanecer a buen recaudo. Esta documentación debe ser presentada cíclicamente a las distintas administraciones, por lo que una pérdida de datos supondría graves multas para las empresas.

Error humano

El pasado julio, un error humano provocó que se borrara la contabilidad de los clientes de los últimos ocho meses. Por suerte, el administrador de Topia Gestión había contratado 10 gigabytes (GB) de backup apenas dos meses antes, por lo que pudo recuperar todos los documentos contables.

Realizar un backup es lo mismo que hacer una copia de seguridad de una determinada información, que se almacena en un lugar seguro (por lo general, un servidor instalado en la propia oficina de una empresa o en las instalaciones de una compañía tecnológica, como ocurre en este caso). No es la única medida posible de prevención –un plan de contingencia completo engloba también aspectos como la instalación de extintores, alarmas antirrobo o análisis de las áreas más críticas de una compañía–, pero sí la más básica.

Topia Gestión calculó que, sin un sistema de este tipo, la recuperación de los datos perdidos habría supuesto la contratación de dos contables con experiencia durante tres meses, lo que habría costado unos 10.000 euros. Además, desde la compañía eran conscientes de que es muy difícil que hubieran llegado a tiempo para cumplir algunos trámites de la administración, como la presentación de impuestos que se realiza a finales de julio.

La gestoría encontró en la compañía española Docoom la solución para hacer backup online y automático de sus archivos más importantes. “Las copias de seguridad se realizan automáticamente, cada vez que se crea o se modifica un archivo. Una vez al día, se suben todos los datos al servidor, tanto los nuevos como las modificaciones en los antiguos por si queremos volver a consultarlos”, explica Fernando Jiménez, administrador de Topia.

Pero, ¿qué ventajas ofrece guardar los datos a través de Internet? “Para nosotros, es importante guardar los datos en un lugar que esté fuera de las oficinas de la gestoría para salvarlos en caso de incendio, robo o rotura de los ordenadores. Mantenerlos en un servidor remoto al que se accede por Internet nos garantiza que en todo momento tenemos los documentos disponibles”, comenta Jiménez.

El único requisito para poner en marcha el servicio de Docoom es instalar una pequeña aplicación –100% en castellano– en el ordenador central, un proceso que “no supone más de tres minutos”, añade Jiménez.

Barato, pero ¿seguro?

Internet es una alternativa muy sencilla y cómoda para profesionales particulares y pymes, porque suele ofrecer aplicaciones de backup muy sencillas de usar y muy baratas, aunque de poca capacidad. En este caso, Topia Gestión contrató 10 GB por un año por 24 euros, y el acceso a la información es gratuito. Además, esta solución evita la contratación de un técnico. “La única atención que requiere es unos minutos cuando queremos ampliar la cantidad de documentos que queremos guardar”, indica Jiménez.

Mientras, las compañías tecnológicas cuentan con sistemas cada vez más avanzados para evitar ataques de hackers, virus, etc. Pese a todo, son muchas las personas que aún no se sienten confiadas a la hora de enviar información confidencial a través de la Red. En este sentido, se han desarrollado ya multitud de programas que permiten encriptar (es decir, codificar) los archivos, para que sólo aquellas personas que cuenten con un descodificador puedan acceder a su contenido. La aplicación de Docoom, por ejemplo, dispone de un doble cifrado (uno para el ordenador y otro para la transmisión de los datos).

Además del sistema de backup, los ordenadores de Topia Gestión disponen de antivirus y firewall (programa que permite las comunicaciones fiables y prohíbe las sospechosas).

Una queja general entre las empresas, y especialmente entre las más pequeñas, es la ausencia de ayudas e incentivos públicos para la inversión en tecnologías de seguridad de la información. Topia Gestión no es ajena a esta demanda: “Somos conscientes de que el Gobierno debería iniciar una política de incentivos para apoyar a las pymes, que son especialmente sensibles a todo tipo de incidentes, ya que, al contar con un menor presupuesto, están más expuestas a perder la información en los equipos y a ser pirateadas”, afirma Jiménez.

Según el directivo, “creemos que desde el Ejecutivo se debería ayudar mediante préstamos o subvenciones a las empresas que desean mejorar sus sistemas de seguridad”.